Подводные камни при бюджетировании и планировании вашего корпоративного мероприятия

Сколько вы в состоянии потратить? Для чего проводится этот корпоративный праздник? Когда проводить и каким образом организовать? Планирование, бюджетирование и контроль любого мероприятия жизненно важно для успеха Вашего корпоративного праздника. В этой статье мы рассмотрим основные правила составления бюджета и контроля при планировании корпоративного мероприятия.

Сколько будет стоить корпоративный праздник?

Это первый вопрос, который Вы должны решить – сколько денег Ваша фирма готова потратить на проведение корпоративного мероприятия. Начать следует с быстрой оценки расходов. Основные статьи обычно таковы: приглашения, размещение, транспорт, аренда помещения, продукты питания, напитки, декорации, музыка, ведущие развлекательной программы, аренда оборудования, фотограф, подарки, безопасность, информационные материалы, обслуживающий персонал и т.д.

Составьте список всех пунктов, которые Вы хотели бы включить, независимо от расходов, а затем выделите те пункты, которые Вам понадобятся в обязательном порядке. Оставшиеся пункты Вы сможете включить в смету расходов, если у Вас останутся деньги в рамках общего предполагаемого бюджета.

Каков повод для проведения корпоративного мероприятия?

Помните, что корпоративные мероприятия проводятся по какому-то поводу. Какой повод у Вас? Вы должны решить, с какой целью Вы проводите это мероприятие? Чего Вы хотите достичь таким образом? Чему посвящена Ваша корпоративная вечеринка? Определение этих целей являются определяющим фактором того, как Вы будете организовывать и проводить Ваш корпоратив.

Первоначальное планирование.

Итак, вы решили организовать корпоративное мероприятие. Вы определили затраты и подготовили точный бюджет, который был одобрен руководством. Вы готовы действовать! На этом этапе необходимо принять несколько ключевых решений: нужна ли Вам помощь внешних профессионалов или фирмы, которая организует корпоративное мероприятие «под ключ»; необходимо ли создать рабочую группу Вашего мероприятия, которая будет коллегиально принимать важные решения в ходе подготовки; а также составить точное расписание подготовки к корпоративному мероприятию.

«Время – деньги!» - девиз нашего времени. Для планирования подготовки к своему мероприятию Вам необходимо составить план всех работ и время, которое нужно для реализации каждого пункта Вашего плана. Это поможет Вам планировать и отслеживать исполнение пунктов подготовки к мероприятию, взаимодействовать с поставщиками и докладывать руководству о результатах.

Еще один важный пункт на этом этапе – правильно определить дату для проведения корпоративного мероприятия или корпоративного праздника. Вам нужно учесть, какие другие важные события будут происходить во время предполагаемой даты праздника для того, чтобы не нарушать работу фирмы. Проверьте, не запланировано ли одновременно с этим проведение конференции или выставки, в которых Ваши сотрудники принимают активное участие.